Wer sich nach der Schule oder dem Studium für einen Job oder ein Praktikum bewirbt, reicht seine Bewerbungsunterlagen heute meist digital ein. Das Problem: Wichtige Dokumente wie das Zeugnis müssen selbst digitalisiert werden. So werden die geforderten Unterlagen in der Regel fotografiert oder eingescannt. Das Ergebnis ist oft von schlechter Qualität und nicht gut lesbar. Hinzu kommt, dass niemand prüfen kann, ob die Unterlagen vielleicht manipuliert oder gefälscht worden sind. Das soll sich mit dem digitalen Zeugnis ändern. 

Zeugnisse von Schul- und Studienabschlüssen dienen als Nachweis in vielen Lebenssituationen. Insbesondere Abgangs- und Abschlusszeugnisse haben eine wichtige Bedeutung, wenn es um den Eintritt in die berufliche Karriere oder den Zugang zu höheren Bildungsabschlüssen geht. Weil Bewerbungsprozesse heute zunehmend digital durchgeführt werden, stellen Schulen und Arbeitgeber zukünftig digitale Zeugnisse aus.

Grundlage dafür bietet das 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG). Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Im Schul- und Hochschulbereich fallen u.a. Zeugnisse unter das OZG, die künftig digital bereitgestellt werden müssen.

• Das digitale Zeugnis bietet eine hohe Fälschungssicherheit.
• Das digitale Zeugnis ist DSGVO-konform. Personenbezogene Daten werden verarbeitet, in einer Blockchain gespeichert wird allerdings nur ein Hash-Wert.
• Das digitale Zeugnis macht Bewerbungsprozesse effizienter und die Zeugnisse lesbar. Der Aufwand, die eingereichten Zeugnisse auf Echtheit zu überprüfen und Noten zu vergleichen, entfällt.
• Bewerberinnen und Bewerber sparen Zeit und Geld. Das Einreichen von kostenpflichtigen beglaubigten Kopien entfällt.
• Mit dem digitalen Zeugnis werden Medienbrüche vermieden.
• Das digitale Zeugnis ist papierlos und schont die Umwelt.
• Das lästige Abheften und Archivieren der Zeugnisakten entfällt.

Mit dem neuen digitalen Zeugnis werden die von den Schulen übermittelten Zeugnis- und Schuldaten elektronisch erfasst und durch die Bundesdruckerei, gemeinsam mit einer maschinenlesbaren Datei mit einer digitalen Signatur fälschungssicher verschlüsselt.

Die Zugangscodes für den Download der digitalen Zeugnisse werden in Verbindung mit den Papierzeugnissen bereit gestellt. Die PDF-Datei kann mithilfe von Standardsoftware geöffnet und abgespeichert werden. Eine Weitergabe ist nach eigenem Ermessen jederzeit möglich.

Für die Aufbewahrung und Verwaltung des digitalen Zeugnisses ist die Empfängerin bzw. der Empfänger selbst verantwortlich. Die Besitzerin und der Besitzer des digitalen Zeugnisses behält die Hoheit über die eigenen Daten und entscheidet selbst, wem er den Bildungsabschluss vorlegt.

Die über das Bildungsportal bereitgestellten digitalen Zeugnisse können jederzeit auf Herkunft und Echtheit geprüft werden. Die PDF-Datei kann einfach per Drag-and-drop hochgeladen werden und die Zeugnisinformationen werden bereit gestellt. 

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